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Consejos financieros útiles (I)


Los pequeños empresarios están obligados a asumir en su negocio una conducta administrativa y fiscal similar a las impuestas por la administración pública para las grandes empresas o compañías nacionales. Por ello en su gestión tendrá que realizar diferentes actos contables, fiscales y administrativos establecidos por Ley para todo tipo de negocio.

Pero hay una diferencia importante entre la experiencia que poseen las grandes empresas o compañías con altos niveles de recursos a su disposición para la elaboración y presentación de estos actos oficiales, y lo nuevo de este tipo de actividad para el pequeño empresario que además cuenta con un nivel limitado de recursos y medios. En el caso de las pequeñas empresa, en su mayoría son experimentos nuevos o primeras experiencias de intereses personales, los cuentapropistas no albergan trayectoria o práctica en confeccionar estos documentos o declaraciones fiscales.

Por ello, en una serie de tres artículos, trataremos de exponer ciertas formas de enfrentar esta nueva experiencia, de auxiliar con informaciones generales que sirvan como consejos financieros útiles.

Es importante comenzar señalando que existe una manera única de conformar estos documentos, sin importar donde se hagan. La uniformidad de estos actos responde a reglas de mercado y no a razones de administración o voluntad del sistema político imperante.

Aspiramos a que del análisis de estos artículos puedan conformar los documentos fiscales a la forma y manera universal, tal y como se realizan en todas las compañías y en todos los países. Las declaraciones entregadas en cualquier otro país coinciden en esencia con las que se puedan elaborar en Cuba, a nivel estatal o privado.

La declaración de ingresos.

Todo negocio privado tiene un momento importante en el año, instante en que se debe presentar ante la autoridad estatal que controla la actividad privada y entregarle su declaración de ingresos, también conocida como declaración de ganancias y pérdidas.

Para los nuevos trabajadores del sector privado este proceder resulta un acto nuevo, del que no tienen experiencia alguna y al que se entregan solamente en el momento de comparecer ante la autoridad fiscal.

Pero la realidad es que la declaración de ingresos es el final de un procedimiento que el cuentapropista debe garantizar por todo el año, esta declaración viene a ser el último acto de una cadena de controles que el pequeño empresario ha garantizado desde el inicio del año fiscal en su pequeña empresa.

La declaración de ingresos debe estar respaldada por un proceso de contabilización diario, que el trabajador privado debe haber mantenido actualizado durante todo el año. Solo con un seguimiento continuo de las operaciones comerciales y su registro puntual se podrá presentar una correcta declaración de ingresos.

La declaración de ingresos es un acto unilateral del pequeño empresario, elaborado a partir de sus propias referencias, sus cálculos personales y sin la participación de ningún órgano administrativo en su confirmación o preparación.

De la declaración de impuestos que presente el trabajador privado ante el órgano fiscal o administrativo competente, se determinarán los niveles de los impuestos que correspondan al pequeño empresario y que deberá pagar por el año fiscal.

Pero esta declaración no es un documento único e independiente que la administración admite sin hacer comparaciones o contra chequear las declaraciones. Si bien es cierto que ninguna institución administrativa participa en la confección de esta declaración, debemos advertir que al órgano fiscal estatal le asiste el derecho de comparar la declaración de ingresos con la contabilidad detallada de la empresa.

Es una práctica habitual en todos los países del mundo que convierten en registros abiertos los diferentes archivos contables de las pequeñas empresas. Los números expuestos en el informe final deberán guardar una relación perfecta y directa con los archivos y records anuales que ha conformado el empresario.

Es importante que el comerciante entienda que al no ajustarse el informe final con los números de sus archivos y con la realidad de la actividad comercial anual, se estaría cometiendo una falta grave que puede llevar a reclamos judiciales en su contra, tanto de carácter administrativo como penal, es decir, no solo se le puede multar o cancelar las licencias operativas de la empresa, también se le puede acusar de la comisión de un delito que imponga sanciones pecuniarias o de multas y hasta privación de libertad.

Pero veamos en qué consiste este acto en sí. La declaración de ingresos sirve para mostrar los resultados financieros de las operaciones correspondientes a un período de tiempo de la pequeña empresa. Piense en ella como si fuese un ‘diario’ de lo que sucedió, digamos, en un período de 12 meses.

Es un instrumento muy útil, no solo sirve como informe de las operaciones de la empresa ante la administración pública, es además un importante ‘termómetro’ del desarrollo de la actividad comercial de la empresa. A partir de la declaración de ingresos, uno puede determinar el nivel de ganancias y pérdidas de las operaciones comerciales de la pequeña empresa, ya que los montos recibidos por la venta de mercaderías y servicios y otros ítems de ingresos, se comparan con todos los costos y gastos incurridos en la entrega de estas mercaderías y servicios.

Es importante que el nuevo trabajador privado comprenda la necesidad de comenzar con la contabilidad de los diferentes renglones de su gestión y saber diferenciar cada uno de ellos. Falsear o adulterar los datos llevará a descuadres informativos que además de ser un acto ilegal, le impedirá conocer la rentabilidad de su gestión, las zonas donde debe modificar su conducta y el futuro de su actividad.

Los elementos principales de una declaración de ingresos son:

• Ventas netas: Representa la fuente principal de dinero recibido por la empresa de parte de sus clientes por las mercaderías vendidas o los servicios proporcionados. La clasificación de ventas netas cubre el monto recibido en general, pero excluyendo de esta cuenta las mercancías que han sido devueltas por los clientes y las deducciones por reducciones de precios, como en los casos en que se tiene que vender el producto más barato por defectos o por aproximarse el final de la vida útil del producto.
  
• Costo de ventas y gastos operativos: Estos son todos los costos en que incurre el cuentapropista en la fabricación o elaboración del producto o servicio, incluyendo la depreciación que puede sufrir la mercancía, para poder convertir las materias primas en productos elaborados. Un ejemplo es la confección de comida, al limpiar el producto o aprovechar solo las partes de mejor calidad de la materia prima, hay una pérdida acumulada en el proceso de elaboración que nunca se recupera y que es un costo añadido al valor final de la mercancía o servicio comercializado.
  
• Ganancia operativa: Estas son las sumas que quedan luego de restarle a los valores de las ventas netas el total del valor de los costos operativos. La diferencia que resulta de la operación matemática entre los dos indicadores anteriores. Este dato demuestra la eficiencia y rentabilidad de nuestra gestión. Si los números de costos operativos superan el valor de las ventas netas, estamos en dígitos negativos y nuestra operación no estará funcionando. Los niveles de rentabilidad de la empresa estarán garantizados en la medida que el valor de las ventas netas superen al de los costos operativos, aumentar esa diferencia será trabajar por una mayor eficiencia y por mejores resultados en la gestión comercial.
  
• Ingresos por intereses: Es una fuente adicional de ingresos que surge a partir de las inversiones personales que se hicieran a nombre propio o a nombre de terceros. Se relacionan con las sumas generadas por la gestión principal de la pequeña empresa pero no forman parte de la actividad comercial del empresario, son una especie de movimientos paralelos que a partir del crecimiento del pequeño capital privado, el propietario comienza a generar.
  
• Gastos por intereses: Interés que se le paga a los acreedores cuando se disfruta de préstamos o adelantos financieros.
  
• Provisión impuesto a las ganancias: Monto adeudado al estado por concepto de pagos de licencias, impuestos, permisos y otros. Factor importante que debe tenerse en cuenta e ir amortizando anualmente, como un ahorro que se realiza de manera metódica a partir de todos los ingresos parciales que durante el año reciba la empresa. Esto nos facilitará enfrentar los pagos de impuestos al final del año y cualquier otra responsabilidad financiera que se derive del actuar de la pequeña empresa.

El balance general

Otro instrumento importante que tiene la pequeña empresa es el balance general, herramienta financiera que nos asistirá ante los compromisos con las autoridades fiscales y en las operaciones diarias de nuestra gestión.

El balance general presenta la posición financiera de una empresa a una fecha específica, de forma similar a una fotografía. Es un informe de los recursos financieros o activos disponibles para que la empresa pueda llevar a cabo sus actividades económicas, así como enfrentar los reclamos y obligaciones que puedan surgir contra sus recursos.

Los elementos principales del balance general son:

• Activos: Recursos económicos de una empresa, tales como edificios, equipos, tierras, vehículos motorizados, montos adeudados por clientes, cuentas por cobrar, patentes y depósitos bancarios.
• Pasivos: Obligaciones económicas de pagar ciertos montos definidos o razonables en un determinado momento en el futuro. Constituyen reclamos realizados por los acreedores contra la empresa, o las multas impuestas, o las deudas mantenidas con terceros.
• Patrimonio neto: Es el interés residual de los propietarios en la empresa.

De estos elementos se desprende el razonamiento principal que cimienta la ecuación fundamental de la contabilidad:

Los Activos son el resultado de la suma de los pasivos de la empresa y de su patrimonio neto. Activos= Pasivos + Patrimonio Neto

La diferencia que como resultado arroja la comparación entre los activos y las obligaciones de la empresa, constituye el Patrimonio del propietario.

Los elementos específicos del balance general son:

• Activos corrientes: Incluyen el dinero en efectivo y aquellos otros activos que en el curso normal de las actividades de la empresa se transformarán hasta convertirse en dinero en efectivo, generalmente dentro de un período de un año contado a partir de la fecha de confección del balance general. Estos activos corrientes están conformados por dinero en efectivo, títulos comercializables, inversiones temporales, cuentas por cobrar, inventarios y gastos prepagos. También los pagos realizados por anticipado, tales como el seguro comercial, del cual la empresa no ha recibido aún beneficios. Por lo tanto, los activos corrientes son en su mayoría activos de trabajo, en el sentido de que constantemente se los convierte en dinero en efectivo.
  
• Activos fijos: También conocidos como propiedades, herramientas y equipos, representan a aquellos activos que no van a venderse, y que se utilizan una y otra vez para poder fabricar el producto, exhibirlo, almacenarlo y transportarlo. Los activos fijos generalmente incluyen la tierra, los edificios, la maquinaria y los equipos de oficina.
  
• Depreciación: Definida para fines contables como la reducción en el valor útil de un activo fijo debido al uso y desgaste, como consecuencia de su utilización y del paso del tiempo. Los activos fijos también podrían sufrir una reducción en el valor útil a partir de la obsolescencia, debido a la presentación de nuevos inventos y tecnologías más avanzadas. El costo incurrido en la adquisición de la propiedad, la planta y los equipos debe distribuirse a lo largo de la vida útil esperada. El método usual utilizado es la depreciación en línea recta. La tierra no está sujeta a la depreciación, siempre mantiene su valor de uso y adapta su precio al incremento de los valores comerciales del mercado.
  
• Pasivos corrientes: Incluyen generalmente todas las deudas que vencen durante el próximo año. Los pagos realizados sobre las deudas corrientes generalmente provienen de los activos corrientes de una empresa.
  
• Cuentas por pagar: Representa los montos de dinero que la empresa adeuda a sus acreedores comerciales regulares, a quienes les ha comprado mercaderías o servicios.
  
• Documentos por pagar: Dinero adeudado a un banco o a otra institución de crédito en los casos en que el prestatario ha otorgado un pagaré.
  
• Gastos acumulados por pagar: Los salarios y sueldos a pagar a los empleados, los intereses sobre fondos tomados en préstamo a través de bancos, las primas de seguro y otros gastos similares. Siempre que los montos adeudados no se hayan pagado al momento de la confección del balance general.
  
• Impuestos sobre la renta por pagar: Montos adeudados y pendientes por el alquiler de espacios o pago del inmueble utilizado.
  
• Pasivos a largo plazo: Deudas pendientes luego de un año de la fecha de confección del informe financiero

Sería muy beneficioso preparar la declaración de ingresos y el balance general en forma regular para orientar al empresario en relación a decisiones críticas que deben tomarse con respecto a la empresa.

Existe un número de soluciones tecnológicas disponibles para asistir al pequeño empresario en la generación de estos informes financieros, pero en los programas de computación encontrará el aliado principal para su gestión.

El trabajador privado debe tener claro que aprovechando los diferentes programas de computación sobre contabilidad, organización y registros, podrá encontrar en ellos la mejor manera de llevar estos controles periódicos que al final permitirán conformar los diferentes informes financieros que la ley exige.

Por ello, independientemente a que el pequeño empresario entienda perfectamente de qué se trata cada instrumento de los que describimos en el presente análisis, aumentaría su aprovechamiento y rendimiento si asocia este conocimiento a la modernidad de la computación y el servicio periódico de los programas de sistemas como Windows o Mac.

En esta tarea de conformar informes, la última palabra nunca está dicha, asombrosamente todos los días surgen maneras mucho más eficientes de establecer controles y declaraciones, la mentalidad del pequeño empresario debe estar adecuada a continuar la marcha del desarrollo de esta disciplina y adaptarse a las nuevas formas y maneras.